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Prepare sus reuniones masivas o eventos comunitarios grandes

Directrices provisionales para la enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19)

Directrices vigentes al 3/15/2020

Los eventos de gran magnitud y las reuniones masivas pueden contribuir a la propagación del COVID-19 en los Estados Unidos a través de los viajeros que asisten a estos eventos e introducen el virus en nuevas comunidades. Algunos ejemplos de eventos de gran magnitud y reuniones masivas incluyen conferencias, festivales, desfiles, conciertos, eventos deportivos, bodas y otros tipos de reuniones. Estos eventos pueden ser planeados no solo por organizaciones y comunidades sino también por personas particulares.

Podrá encontrar recomendaciones para ​​​​​​​escuelas, institutos de educación superior o empresas a su disposición.

Resumen de los cambios recientes

Se hicieron recomendaciones el 3/12/2020 para reflejar lo siguiente:

  • Se destacan las poblaciones vulnerables
  • Se agregó una sección sobre "Consideraciones para posponer o cancelar una reunión masiva"
  • Se agregó una sección acerca de desalentar los apretones y choques de manos (para eventos deportivos)
  • Se usó lenguaje fácil de entender para describir los procedimientos de desinfección

Esta guía interina se basa en lo que actualmente se sabe sobre la enfermedad del coronavirus 2019 (COVID-19). Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) actualizarán estas directrices provisionales según sea necesario y a medida que haya más información disponible.

Las directrices provisionales están dirigidas a organizadores y miembros del personal responsables de planificar reuniones masivas o grandes eventos comunitarios en los Estados Unidos. Una reunión masiva es un evento planificado o espontáneo en el que participa una gran cantidad de personas que podrían sobrecargar los recursos de planificación y respuesta de la comunidad presentadora del evento, como conciertos, festivales, conferencia o evento deportivo. Podrá encontrar directrices específicas para entornos escolares y de cuidado infantil, instituciones de educación superior y organizaciones comunitarias y de fe en el sitio web de los CDC dedicado a la prevención de la propagación del COVID-19 en las comunidades.

El COVID-19 es una enfermedad respiratoria emergente y aún hay mucho por saber acerca de su transmisión, evolución clínica y poblaciones con mayor riesgo de enfermarse y presentar complicaciones (consulte Cómo se propaga el COVID-19). Todas las personas pueden hacer su parte para contribuir a planificar, prepararse y responder a esta amenaza emergente a la salud pública.

Se considera que los adultos mayores y las personas con afecciones graves subyacentes tienen un mayor riesgo de enfermar gravemente luego de contraer el COVID-19.  Se debe priorizar la seguridad de estos grupos de personas, en especial en cualquier reunión masiva a la que asistirá una gran cantidad de adultos mayores o personas con afecciones subyacentes.

Dado que el brote de COVID-19 se encuentra en plena evolución, los CDC alientan encarecidamente a organizadores y personal de eventos a prepararse para la posibilidad de que se produzcan brotes en sus comunidades. Crear un plan de emergencia para reuniones masivas y grandes eventos comunitarios puede ayudarle a proteger su salud y la de los participantes de su evento y la comunidad local.

Los CDC han desarrollado medidas recomendadas para prevenir la propagación del COVID-19 en reuniones masivas y grandes eventos comunitarios. Estas directrices sugieren estrategias para ayudarle a planificar e implementar las mejores formas de proteger a todas las personas involucradas en reuniones masivas.

Los organizadores deben evaluar de forma continua, según las condiciones actuales, si deberían posponer, cancelar o reducir significativamente la cantidad de asistentes (de ser posible) a una reunión masiva. A continuación encontrará algunas consideraciones que los organizadores deben tener en cuenta a la hora de decidir si posponer o cancelar un evento. Si los organizadores deciden continuar con la realización del evento, deben consultar la sección "Pasos para planificar, preparar y llevar a cabo una reunión masiva" de este documento.

Consideraciones para posponer o cancelar una reunión masiva

Existen diversos factores que deben tenerse en cuenta al determinar si es necesario posponer o cancelar una reunión de gran asistencia. Estos incluyen:

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La cantidad total de asistentes. Las congregaciones muy grandes (por ejemplo, para más de 250 personas) ofrecen más oportunidades de que se produzca el contacto de persona a persona y, por lo tanto, representan un mayor riesgo de transmisión del COVID-19.

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La cantidad de personas que asistirán y que tienen un mayor riesgo de sufrir una enfermedad grave luego de contraer el COVID-19. Se cree que el nivel de riesgo de los adultos mayores y las personas con afecciones graves preexistentes es más elevado.

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La densidad de asistentes dentro de un área cerrada. Con base en lo que se conoce hasta el momento acerca del virus, la propagación de persona a persona sucede con mayor frecuencia entre contactos cercanos (a una distancia aproximada de hasta 6 pies).

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El potencial impacto económico sobre los participantes, asistentes, personal y la comunidad en general.

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El nivel de transmisión en su comunidad local y el nivel de transmisión en las áreas desde las cuales viajarán sus asistentes. Para comprender mejor el nivel de transmisión en la comunidad de su comunidad (y de las comunidades desde las cuales viajarán sus asistentes), consulte a su departamento de salud pública local y/o estatal.

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Si existen formas de reducir significativamente la cantidad de asistentes. Por ejemplo, en el caso de eventos deportivos o conciertos escolares, los organizadores podrían considerar realizar el evento pero reducir significativamente la cantidad de miembros en la audiencia.

Si se registra un nivel mínimo a moderado de transmisión en la comunidad, se recomienda:

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Cancelar las reuniones masivas en toda la comunidad (por ejemplo, para más de 250 personas; el umbral de corte queda a discreción de las autoridades de la comunidad según las circunstancias actuales que la comunidad esté enfrentando y la naturaleza del eventoícono de PDF) u optar por grupos más pequeños.

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Cancelar las reuniones de más de 10 personas en el caso de organizaciones al servicio de poblaciones de alto riesgoícono de pdf.

Si se registra un nivel sustancial de transmisión en la comunidad, se recomienda cancelar todas las reuniones masivas, independientemente de su poder de convocatoria.

Pasos para planificar, preparar y llevar a cabo una reunión masiva

Los detalles de su plan de operaciones de emergencia deberían basarse en la envergadura y duración de sus eventos, la demografía de los participantes, la complejidad de las operaciones de su evento, y el tipo de servicios y actividades en el lugar que ofrecerá su evento.

 Revise los planes actuales de operaciones de emergencia de sus lugares de reunión

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Reúnase con el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación de sus lugares de reunión. Hable sobre los planes de operaciones de emergencia y determine cómo podrían impactar en los diferentes aspectos de su evento, como el personal, la seguridad, los servicios y actividades, las funciones y los recursos. Trabaje junto con el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación para prepararse para las estrategias de prevención clave detalladas en estas directrices. Elabore un plan de contingencia que aborde los distintos escenarios descritos a continuación con los cuales podría enfrentarse durante un brote de COVID-19.

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Establezca relaciones con partes interesadas y socios clave de la comunidad. Al entablar relaciones clave para sus eventos, incluya socios relevantes como el departamento de salud pública local, líderes comunitarios, organizaciones de fe, vendedores, proveedores, hospitales, hoteles, aerolíneas, compañías de transporte y seguridad pública. Colabore y coordine con ellos iniciativas más amplias de planificación. Identifique claramente el rol, las responsabilidades y la injerencia en la toma de decisiones de cada socio. Comuníquese con su departamento de salud pública local para obtener una copia de su plan de respuesta y mitigación ante un brote para su comunidad. Participe en actividades de preparación para emergencias en toda la comunidad.

Aborde las estrategias de prevención más importantes en su plan de operaciones de emergencia

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Promueva la práctica cotidiana de medidas preventivas diarias. Use mensajes y materiales de salud desarrollados por fuentes confiables de salud pública como los CDC o su departamento de salud pública local para alentar a los miembros del personal y participantes de su evento a practicar buenos hábitos de salud personal. Considere exhibir carteles (físicos y/o electrónicos) durante todo el evento para recordar frecuentemente a los participantes que deben tomar medidas preventivas diarias para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19. Los mensajes pueden incluir:

  • Quédese en casa si está enfermo, excepto para buscar atención médica.
  • Al toser o estornudar, cúbrase con un pañuelo desechable y luego arrójelo a la basura.
  • Lave sus manos frecuentemente con agua y jabón por al menos 20 segundos, especialmente después de ir al baño, antes de comer y después de sonarse la nariz, toser o estornudar. Si no hay agua y jabón disponibles, use un desinfectante de manos que contenga al menos un 60 % de alcohol.
  • Evite tocarse los ojos, la nariz y la boca con las manos sin lavar.
  • Limpie las superficies y los objetos de contacto frecuente a diario.

En las reuniones y eventos deportivos se suelen dar apretones y choques de mano ("high-fives"), pero pueden ser maneras de transmitir el COVID-19 de persona a persona. Con el fin de disminuir la presión social de practicar estas costumbres, considere mostrar carteles (físicos y/o electrónicos) que desalienten este tipo de acciones durante la reunión.

Nota: Use mensajes, materiales y recursos culturalmente apropiados.

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Proporcione suministros de prevención del COVID-19 a los miembros del personal y participantes del evento. Asegúrese de que sus eventos cuenten con suministros para el personal y los participantes del evento, como desinfectante de manos que contenga al menos un 60 % de alcohol, pañuelos desechables, cestos de basura, mascarillas desechables, y limpiadores y desinfectantes. Limpie las superficies y objetos que se tocan con más frecuencia con agua y detergente antes de desinfectarlos, en especial aquellas superficies que estén visiblemente sucias.

  • Limpie y desinfecte rutinariamente las superficies y objetos que se tocan con más frecuencia. Utilice los limpiadores que se usan habitualmente. Use todos los productos de limpieza según las instrucciones de la etiqueta.
  • Para las tareas de desinfección, la mayoría de los desinfectantes comunes de uso doméstico registrados por la EPA son suficientes.
    • Hay un listado de productos aprobados por la EPA para combatir el virus que causa el COVID-19 disponible aquíícono de pdfícono de sitio externo. Siga las instrucciones del fabricante para cada uno de los productos de limpieza y desinfección (p. ej., concentración, método de aplicación y tiempo de contacto, etc). 
    • Además, se pueden usar soluciones de cloro diluido para uso doméstico si son apropiadas para la superficie. Siga las instrucciones del fabricante para su aplicación y ventilación adecuada.  Verifique que el producto no se encuentre vencido.  Nunca mezcle el blanqueador con cloro con amoníaco ni con otros productos de limpieza. El blanqueador con cloro que no esté vencido será eficaz contra los coronavirus si se diluye adecuadamente. Las soluciones de blanqueador con cloro serán efectivas para desinfectar por hasta 24 horas.
    • Prepare una solución de blanqueador con cloro al mezclar:
      • 5 cucharadas (1/3 de taza) de blanqueador con cloro por galón de agua o
      • 4 cucharaditas de blanqueador con cloro por cuarto de galón de agua
  • Encontrará más información sobre la limpieza y desinfección de establecimientos comunitarios en el sitio web de los CDC.

Nota: Tiene que haber mascarillas desechablesícono de pdf en el lugar y solo deben usarse si alguna persona (trabajador o asistente) se enferma durante su evento. Se debe aislar de inmediato a las personas enfermas para separarlas del personal y los participantes que no estén enfermos. Además, se debe proporcionar una mascarilla desechable a las personas enfermas.

Nota: Use mensajes, materiales y recursos culturalmente apropiados.

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Prepárese para enfrentar el ausentismo entre el personal.  Desarrolle e implemente políticas flexibles de asistencia y licencias por enfermedad. Los miembros del personal del evento podrían necesitar quedarse en casa si están enfermos, si deben cuidar a un miembro de su familia o si tienen que cuidar de sus hijos en caso de que se suspendan las clases. Permita que su personal trabaje desde la casa cuando sea posible. Identifique las funciones y puestos laborales críticos, y planifique una cobertura alternativa al capacitar a los miembros del personal en diversas áreas (algo similar a la planificación de personal para las festividades). Ofrezca indicaciones sobre cómo y cuándo reincorporarse de manera segura al trabajo.

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Implemente políticas flexibles de asistencia del personal y licencias por enfermedad (de ser posible). Exija a los miembros del personal que se queden en casa si están enfermos o deben cuidar de un familiar enfermo. Infórmele al personal cuándo piensa implementar políticas de licencia por el COVID-19.

Nota: Ordene a los miembros del personal que manifiesten síntomas del COVID-19 que eviten entrar en contacto con otras personas y soliciten atención médica.

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Considere asignar tareas alternativas al personal y participantes del evento que tengan un mayor riesgo de presentar complicaciones a causa del COVID-19. Actualmente, se considera que los adultos mayores y las personas con afecciones graves subyacentes tienen un mayor riesgo de enfermar gravemente y presentar complicaciones a causa del COVID-19. Los organizadores del evento pueden considerar reasignar tareas para que el personal de alto riesgo tenga un mínimo contacto con otras personas. Las personas pertenecientes a grupos de alto riesgo deben consultar a su proveedor de atención médica antes de participar en eventos de gran envergadura. Considere ofrecer reembolsos a aquellos participantes del evento que no puedan asistir debido a su alto nivel de riesgo y/u ofrezca información sobre opciones alternativas de visualización.

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Promueva mensajes que desalienten a las personas enfermas de asistir a eventos. Esta iniciativa podría incluir mensajes electrónicos enviados a los asistentes antes de viajar al evento así como mensajes que soliciten abandonar el evento en caso de comenzar a experimentar síntomas del COVID-19, como fiebre, tos y dificultad para respirar. Se debe alentar a los asistentes a buscar asistencia médica de inmediato al llamar con anticipación al consultorio de su médico o la sala de emergencia para obtener directrices al respecto. Consulte las directrices de los CDC sobre qué debe hacer si contrae el COVID-19.

Nota: Use mensajes, materiales y recursos culturalmente apropiados.

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De ser posible, identifique algún espacio que pueda usarse para aislar a los miembros del personal o los participantes que se enfermen durante el evento. Designe un espacio donde deban permanecer aquellos miembros del personal y participantes que se enfermen y no puedan abandonar el evento de inmediato. Trabaje en conjunto con otros socios, como los hospitales locales, para crear un plan que permita brindar tratamiento a los miembros del personal y participantes que no vivan cerca. Incluya un plan para separar y atender a las poblaciones vulnerables. Si algún miembro del personal o participante se enferma durante su evento, sepárelo del resto de las personas lo antes posible. Establezca procedimientos para ayudar a los miembros del personal o participantes a abandonar el evento lo antes posible. Bríndele una mascarilla desechableícono de pdf limpia para que use, si tiene alguna disponible. Trabaje junto al departamento de salud pública local y los hospitales cercanos para brindar atención a quienes se enfermen. De ser necesario, contacte a los servicios de emergencia para que asistan a quienes requieran cuidados de emergencia. Se debe evitar el traslado de personas enfermas en transporte público, viajes compartidos y taxis, y las personas enfermas deben usar mascarillas desechables en todo momento mientras se encuentren en el interior del vehículo. Lea más acerca de cómo prevenir la propagación del COVID-19 si alguien se enferma.

 

Nota: Proporcionar una mascarilla desechable a los miembros del personal o participantes del evento que estén enfermos no reemplaza la necesidad de que esas personas abandonen el lugar lo antes posible, se queden en su casa y busquen atención médica. Usar una mascarilla desechable en el lugar de trabajo o mientras participa de grandes eventos no es una medida suficiente para el control de infecciones.

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Planifique maneras de limitar el contacto en persona de los miembros del personal a cargo de sus eventos. Algunas maneras de hacerlo incluyen ofrecer a los miembros del personal la opción de teletrabajar si pueden desarrollar sus actividades laborales a distancia, usar el correo electrónico y realizar reuniones por teléfono o videoconferencia. Reduzca la cantidad de personal necesario, por ejemplo al escalonar los turnos del personal a cargo de funciones y servicios esenciales durante los eventos.

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Desarrolle políticas de reembolso flexibles para los participantes. Cree políticas de reembolso que ofrezcan a los participantes la flexibilidad de quedarse en casa si están enfermos, necesitan cuidar de familiares enfermos o tienen un alto riesgo de presentar complicaciones a causa del COVID-19.

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Identifique las acciones a implementar si necesita posponer o cancelar eventos. Trabaje estrechamente con los funcionarios de salud pública locales para evaluar las capacidades locales del área. Durante un brote de COVID-19, las limitaciones de recursos de los sistemas locales de atención médica y/o seguridad pública pueden influir en la decisión de posponer o cancelar sus eventos. De ser posible, ofrezca formas alternativas para que los participantes puedan disfrutar de los eventos por televisión, radio o a través de Internet.

Brinde información acerca del COVID-19

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Manténgase informado acerca de la situación del COVID-19. Obtenga información actualizada acerca de la actividad local del COVID-19 de parte de funcionarios de salud pública. Manténgase al tanto de la suspensión temporal de clases en su área ya que esto podría afectar al personal de su evento.

 

Nota: Durante el inicio del brote, es posible que los funcionarios de salud pública locales recomienden suspender las clases temporalmente.

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Actualice y distribuya comunicaciones de emergencia de forma rápida y precisa. Identifique a todos los eslabones de su cadena de comunicación (por ejemplo, miembros del personal, participantes, proveedores, vendedores, y partes interesadas y socios clave de la comunidad) y establezca sistemas para compartir información con ellos. Mantenga información de contacto actualizada de todos los integrantes de la cadena de comunicación. Identifique plataformas, como una línea directa, mensajería automatizada de texto y un sitio web para ayudar a distribuir la información. Brinde información actualizada regularmente a los socios de la comunidad y las partes interesadas. Comparta información acerca de cómo usted y el coordinador de operaciones de emergencia o equipo de planificación de cada lugar están respondiendo al brote.

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Identifique y aborde las posibles barreras idiomáticas, culturales y de discapacidad cuando deba comunicar información acerca del COVID-19 a los miembros del personal y participantes del evento. La información que comparta debe ser fácil de comprender para todas las personas que asistan al evento. Obtenga más información acerca de cómo comunicarse con personas de diversos idiomas y culturas al visitar Conozca a su audiencia. También puede obtener más información acerca de cómo comunicarse con los miembros del personal durante una crisis en Plan de comunicación durante una crisisícono de sitio externo

Seguimiento posterior a la finalización del brote de COVID-19

Recuerde que un un brote de COVID-19 podría extenderse por un tiempo prolongado. Cuando los funcionarios de salud pública determinen que el brote ha finalizado en su comunidad local, trabaje con ellos para identificar qué criterios se utilizarán para desarticular las medidas de prevención del COVID-19 en sus eventos. Base los criterios en la desaceleración del brote en su área local. Si sus eventos fueron cancelados, coordine su reprogramación con cada lugar.

Evalúe la eficacia de sus operaciones de emergencia y planes de comunicación

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Reúnase con el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación del lugar de realización de su evento para hablar acerca de las lecciones aprendidas. Recopile comentarios del personal del evento, participantes (de ser posible), socios de la comunidad y partes interesadas para mejorar sus planes. Identifique cualquier deficiencia que pueda existir en los planes y su necesidad de contar con recursos adicionales.

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Mantenga y amplíe su equipo de planificación. Busque maneras de ampliar las asociaciones comunitarias. Identifique a las agencias o socios necesarios para ayudarlo a prepararse para brotes de enfermedades infecciosas en el futuro, e intente incorporarlos a su equipo de planificación.

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Participe en actividades de preparación para emergencias en toda la comunidad.

Esta página fue revisada el 7 de mayo del 2020